離職を防ぎ定着率を高める取り組み事例ーオフィス編 【離職率の改善③】

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ランスタッドが2021年3月に当社クライアント企業様および営業訪問させていただいた企業様を対象に行った調査。その結果、人事担当者の派遣社員の定着に関する悩みが浮き彫りになりました。

これによると、派遣社員の定着に関して人事担当者が感じている課題として最も多いのは『職場環境との相性』。次いで『スキル・経験が合っていない』『短時間で離職してしまう』というものでした。

優秀な派遣社員の短期間での離職を防ぎ定着させるためには、職場改善が欠かせません。人事担当者が抱えている課題に対し、実際にランスタッドが支援・定着改善を行なった取り組みの実例をご紹介します。

 

「相性が合わない」はなぜ起こるのか

RJP(Realistic Job Preview)理論では、採用の際に企業のネガティブ要素もあらかじめ求職者に伝えることが、入社後のギャップを防ぎ定着につながるとされています。リアルな情報を得ることで求職者は自身がその職場に合っているのかを正しく判断でき、企業に対する過度な期待を抑制。入社してから「思っていたのと違う」と失望するのを防ぐことができるのです。

採用の母集団形成や採用率を考え、ネガティブ情報を出したがらない企業も日本ではまだ多いでしょう。しかし説明が不十分なまま入社すると、「慣れれば簡単と言われたが私には難しかった」「実際にやってみると向いていなかった」と感じて、早期離職につながってしまうのです。

ランスタッドでは透明性をもった情報をお伝えるするというブランドプロミスを掲げ、事前に人事担当者様とご相談した上で、スタッフにはあらかじめネガティブ要素も伝えるようにしています。そうすることで入職後のギャップをできるだけ減らし、早期離職を防止し結果的に定着率の向上へとつながるのです。

 

CASE1:職場の雰囲気・カラーとスタッフの価値観が合うマッチングに(コールセンター)

派遣社員の定着に関して課題となっている、「職場に馴染めない」「相性が合わない」という理由での早期離職。これはオフィス系では、コールセンターやテレマーケティングの職場で特に多く起こりやすい問題です。

コールセンター業務を行うある企業様では、職場のカラーや指揮命令者とスタッフの相性が合わず、ストレスを抱えて欠勤・離職につながる事例が多く見受けられました。指揮命令者の求めている人物像とスタッフが見合っていない場合、たとえスキルあってもそれが発揮できず低評価となりがち。スタッフも職場に馴染めないと感じ、定着しないのです。

このような離職ケースでの課題は、その企業の文化・社風がスタッフの価値観・スタイルと合っていないこと。職場の雰囲気や求めているスキルだけでなく、指揮命令者との相性も重要な要素です。

ランスタッドのコンサルタントは、事前の求人オーダーヒアリングでそういったポイントや求める人物像などを丹念に聞き取るようにいたしました。企業側は、実際にスタッフが就業する部署と人事担当者の間での綿密な情報共有を意識していただく必要がありました。しかしこれにより、無駄な離職を防ぐことが可能となりました。

そして求職者には、企業のネガティブ要素も含め、業務内容やスタッフに求める役割を丁寧に説明。就業した後は定期的にフォローし、職場の雰囲気や環境、周囲の社員との相性に問題がないかを確認します。もしその後の就業に影響がありそうな点があれば、早期に改善していくよう手厚くサポートしていきます。その結果、この企業様では「スタッフが職場に馴染めず辞めてしまう」という状況が減少。定着率の改善につながりました。

 

 

CASE 2:データ分析と昇給のための評価制度導入で離職を根本から改善

離職率の高い職場では「定着しない根本的な理由がわからない」と頭を抱えている人事担当者様も多くいらっしゃいます。いくつも挙げられている離職理由はいずれも本質ではなく、スタッフの士気が低下して離職してしまうのです。

エンゲージメントや生産性に対する意識の低さが露呈していても、その根本的な原因が明らかにならなければ課題解決はできません。そこでランスタッドでは、データ分析を基にした改善プランをご提案しています。従業員サーベイにより原因を定性的・定量的に把握し、根本原因をつまびらかにしていくのです。

ある企業様では、調査の結果「人より多く働いても評価されない」「目的意識がわかない」「意欲的に仕事ができない」「勤続年数の長さで時給が設定されている」などの不満があることが判明。「頑張って働いても評価されない」ということが意欲の低下につながっていることが分かりました。

こちらの企業では、スキルや勤怠に関する評価制度を策定し、実際に給与に反映されるシステムを導入しました。同時にキャリアパスも可視化することで、すべてのスタッフに進むべき方向性を示したのです。
その後も継続的な調査を実施し、改善の進捗をデータで追跡。年間で離職率を0.8%まで改善し、定着率改善・欠勤率の抑制を行うことで、年間2,200万円の企業損失軽減を実現しました。

 

「働いても評価されない」から「頑張りが認められる」制度へ

前述の企業で策定した、アンケート結果に基づいた評価制度。制度を作る際にもっとも注意すべきポイントは客観性を持たせることです。透明性のある基準でなければスタッフの信頼を得ることはできません。本来は「昇給してもらうための制度」のはずが、スタッフには「昇給させないための制度」と歪んで認識される恐れさえあるのです。
そのため、下記の4つをポイントに制度を組み立てました。

  1. ステータスの見える化
  2. 頑張っているスタッフは時給が上がるシステム
  3. 目的意識が生まれ意識的に仕事をしたくなる基準の策定
  4. スタッフの得意分野や特殊なスキルの発掘・改善

さらに、「生産性」「スキル習得率」「システムスキル」「勤怠」という4つの項目を5段階で評価。評価基準を決める際には、会社としてスタッフに期待している成果を落とし込んでいきました。昇給の基準だけでなくキャリアパスも可視化したことで、スタッフのキャリアアップのためのステップも明確になったのです。

スタッフが自身の成長とビジョンを思い描き、そのために今何をすべきかが自ずと見えてくる仕組み。評価は半年に一度更新し、昇給と連動するように制度設計しました。これにより「頑張れば正当に評価される」と意欲的に業務に取り組める環境が整い、離職率を低下させることに成功したのです。

 

定着率を高めるための取り組みまとめ

なぜ離職するのか。その根本的な原因を明確にすることから職場改善ははじまります。そして重要なのは、事前の情報開示と適切なコミュニケーション、入社後の定期的なフォローとこまめな改善です。


今回はオフィス系の事例をご紹介しましたが、次回はファクトリー系企業様での具体的な取り組みをご紹介します。

 

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